روش های ارتباط دستگاه حضور و غیاب با نرم افزار

در حال حاضر با توجه به گسترده شدن سازمان‌ها و شرکت‌ها نیاز این مجموعه ها به دستگاه حضور و غیاب بسیار حائز اهمیت می‌باشد. سیستم حضور و غیاب از دو بخش سخت افزاری و نرم افزاری تشکیل شده است.

همواره ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار یکی از مهمترین دغدغه های کاربران سیستم حضور و غیاب بوده و میباشد. ارتباط آنلاین بین دستگاه ههای تردد و نرم افزار باعث دسترسی سریع کاربران به اطلاعات حضور و غیاب پرسنل گردیده و باعث میشود با سرعت و دقت کاملی بتوانند محاسبات و گزارشات تردد پرسنل را استخراج نموده و در اختیار واحدهای مربوطه قرار بدهند .

ما قصد داریم در این مقاله در مورد انواع مختلف ارتباط دستگاههای حضور و غیاب با نرم افزار مطالبی را شرح دهیم.

ارتباط از طریق کابل RS-232 :

این روش تقریبا ساده ترین و قدیمیترین نوع ارتباط بین دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب میباشد که اکثر کاربران به راحتی میتوانند از این روش برای تخلیه دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند.

ارتباط از طریق یک کابل با سوکتهای 9 پین (DB9)صورت میگیرد که در اصطلاح عمومی به آن کابل سریال هم گفته میشود .به این صورت که در هنگام تخلیه یک سر کابل به دستگاه و سر دیگر کابل به پورت سریال کامپیوتر وصل میشود و اطلاعات حضور و غیاب در نرم افزار تخلیه میگردد.

طول کابل برای تخلیه بسیار مهم میباشد و معمولا اگر طول این کابل بیشتر از 60 متر باشد تخلیه دستگاه با مشکل مواجه میشود .

روش تخلیه از طریق RS-232 معایبی دارد که خدمتتان شرح میدهیم .

1. سرعت انتقال داده در این روش پایین میباشد و باعث میشود درحجم اطلاعات بالا مدت زمان تخلیه اطلاعات حضور و غیاب بسیار طولانی شود و اگر تعداد دستگاه های حضور و غیاب هم زیاد باشد مشکلات فراوانی را ممکن است به وجود بیاورد .
2.  استفاده از این روش برای سیستمهای حضور و غیابی که فاصله بین دستگاه تردد و نرم افزار طولانی باشد روش مناسبی نیست و نیاز دارد بعد از حدودا 60 متر یک مبدل ( کانورتور ) نصب شود تا بتوانیم دستگاه حضور و غیاب را تخلیه نماییم .
3.  در صورت جابجایی دستگاه حضور و غیاب نیاز به کابل کشی مجدد دارد که ممکن است از نظر اقتصادی هم هزینه هایی را برای کارفرما تحمیل نماید .

با توجه به موارد شرح داده شده برای ارتباط از نوع سریال ( RS-232 ) میتوان به این نتیجه رسید این نوع اتصال برای سیستمهای حضور و غیابی مناسب میباشدت که عداد دستگاههای حضوروغیاب کم بوده و همچنین فاصله بین کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب کم باشد و حجم اطلاعات تردد ذخیره شده برای پرسنل خیلی زیاد نبوده و تخلیه دستگاهها به صورت متناوب و متوالی توسط کاربر انجام شود .

ارتباط از طریق شبکه ( LAN ) :

ابتدا توضیحات مختصری در مورد شبکه خدمتتان مطرح میکنیم .

در اصطلاح عمومی شبکه به مجموعه کامپیوترها و دستگاههایی گفته میشود که با هم ارتباط دارند و بین یکدیگر تبادل اطلاعات مینمایند.

در این روش همانطور که از نام آن مشخص است برای دستگاه حضور و غیاب یک آی پی ( IP ) اختصاصی در شبکه مجموعه تعریف میشود و دستگاه از طریق کابل وارد شبکه محلی ( local ) آن مجموعه میشود .

تنظیمات در دستگاه حضورو غیاب معمولا هم از روی خود دستگاه قابل انجام میباشد و هم از طریق نرم افزار تخصصی میتوان به دستگاه تردد وصل شد و تنظیمات مربوط به شبکه را انجام داد.در این روش حتی جهت تامین امنیت اطلاعات علاوه بر تنظیم رمز بر روی شبکه محلی میتوان بر روی پورت شبکه دستگاه حضوروغیاب نیز رمز گذاشت تا مانع دستیابی یا تغییر تنظیمات شبکه دستگاه حضوروغیاب گردید .

با توجه به توضیحات بالا اینبار قصد داریم مزایای ارتباط از طریق شبکه برای سیستم حضوروغیاب را خدمتتان تشریح کنیم .

1.  ارتباط با دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه به راحتی قابل انجام میباشد و محدود به زمان یا مکان خاصی نمیشود.
2.  در این روش به راحتی میتوانید دستگاه حضوروغیاب را جابجا کنید و کافی است دستگاه را با کابل به نزدیکترین پورت شبکه وصل کرد و ارتباط برقرار میشود.
3.  عیب یابی و پشتیبانی سیستم حضور و غیاب در این روش بسیار ساده میباشد.
4.  ارتباط از طریق شبکه این امکان را میدهد تا بتوانید به راحتی چندین دستگاه حضوروغیاب را به صورت همزمان یا غیر همزمان تخلیه نمایید و همچنین چند کاربر با توجه به دسترسی هایی که دارند بتوانند اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را مدیریت کنند.

با توجه به توضیحاتی که در مورد اتصال از طریق شبکه ذکر شد و همچنین استفاده همگانی و وسیع شرکتها و سازمان ها از شبکه این روش در حال حاضر بهترین و رایجترین نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب میباشد که استفاده میشود.

3 – ارتباط از طریق USB :

ارتباط از طریق این روش نیز خود به دو صورت انجام میشود :

1 – USB Device :

ارتباط دستگاه حضوروغیاب از طریق USB device به این صورت میباشد که باید دستگاه را از طریق یک کابل که معمولا در هر مجموعه ای پیدا میشود به کامپیوتر وصل کرد و اطلاعات حضوروغیاب را تخلیه نمود این مدل ارتباط نوع پیشرفته اتصال از طریق کابل Rs-232 میباشد و حتما باید دستگاه حضوروغیاب و نرم افزار نزدیک هم باشند .

2 – USB Host

در این روش تخلیه اطلاعات کافی است دستگاه حضوروغیاب درگاه USB داشته باشد که امروزه تقریبا همه دستگاه های حضوروغیاب این ویژگی را دارند. برای تخلیه اطلاعات تردد نیاز به یک ذخیره کننده USB ( فلش ) میباشد که به دستگاه وصل میکنید و بر روی دستگاه حضور و غیاب آیتم تخلیه بر روی فلش را انتخاب میکنید و بعد از انتقال داده ها بر روی فلش اطلاعات حضور و غیاب را به نرم افزار انتقال میدهیم .

در نرم افزارهای حضور و غیاب نیز معمولا ویژگی با عنوان خواندن اطلاعات از فایل یا فلش وجود دارد که داده های ذخیره شده برروی فلش را بازخوانی میکند .

معایب ارتباط از طریق USB :

1.  با توجه به انتقال دستی اطلاعات حضوروغیاب، امکان آنلاین بودن دسترسی به اطلاعات در نرم افزار وجود ندارد.
2.  امکان مفقود شدن فلش با توجه به کوچک بودن آن بسیار زیاد میباشد که باعث میشود اطلاعات حضور و غیاب از بین برود .
3.  با توجه به ویژگیهای اکثر دستگاههای حضوروغیاب تخلیه اطلاعات از دستگاه تردد با این روش فقط یکبار صورت میگیرد و در صورت از بین رفتن اطلاعات در فلش ، نیاز هست تا با نرم افزار های تخصصی بازیابی اطلاعات انجام شود .

البته یکی از مهمترین محاسن ارتباط از طریق فلش این است که تخلیه اطلاعات حضوروغیاب برای دستگاههایی که امکان ارتباط شبکه با آنها وجود ندارد و یا فاصله آنها بسیار دور میباشد به راحتی با این روش قابل انجام میباشد.

ارتباط از طریق WiFi :

ارتباط از طریق WiFi نیز یک نوع ارتباط شبکه میباشد که دیگر نیازی به کابل کشی ندارد و به صورت بی سیم تخلیه دستگاه حضوروغیاب صورت میگیرد . برای این روش نیاز است دستگاه تردد دارای ماژول WiFi بوده و همچنین سیستم شبکه سازمان نیز این امکان را داشته باشد .

دراین روش نیز به دستگاه حضوروغیاب یک IP محلی ( Local ) اختصاص داده میشود و نرم افزار از طریق اتصال به آن تخلیه دستگاه تردد را انجام میدهد .

مزایای ارتباط با سیستم حضوروغیاب از طریق Wifi :

1.  جابجایی سیستم ( نرم افزار و سخت افزار حضوروغیاب )در این ارتباط بسیار ساده تر و کم هزینه تر از روشهای دیگر است و نیازی به کابل کشی مجدد ندارد و اگر در محدوده مجاز باشید به راحتی میتوانید به دستگاه حضوروغیاب متصل شوید.
2.  با شبکه WiFi به راحتی میتوانید با تعداد دستگاههای حضوروغیاب زیادی ارتباط برقرار کنید و آنها را به راحتی مدیریت کنید.
3.  هزینه راه اندازی شبکه های بی سیم برای شرکتهای کوچک نسبت به شبکه های کابلی کمتر میباشد.

معایب ارتباط با سیستم حضوروغیاب از طریق WiFi :

1.  در این نوع ارتباط دستگاه حضورو غیاب باید در محدوده مجاز تعریف شود و در صورتی که از محدوده تععین شده خارج باشد امکان ارتباط با آن وجود ندارد.
2.  سرعت انتقال اطلاعات حضوروغیاب در این نوع ارتباط نسبت به شبکه های کابلی کمتر میباشد در تخلیه حجم اطلاعات بالا ممکن است زمانبر شود .

امیدواریم مقاله فوق هر چند کوچک بتواند شما را در انتخاب بهترین و کارآمدترین سیستم حضوروغیاب یاری نماید.